Comme vous le savez, chaque jour, je fais de mon mieux pour être toujours productive et gagner un maximum de temps. Et c’est là que la technologie m’aide beaucoup. La combinaison de ces différents outils fonctionne bien, ils m’aident sans que mon travail ne tourne qu’autour de ces applications. Dans cet article, je vais vous présenter mes 5 applications pour être plus productif. Cela fait maintenant un bon moment que je les utilise tous les jours. C’est le combo parfait entre aide au quotidien et travail efficace.
Utilisées à bon escient, ces applications sont très utiles et peuvent vraiment nous faire gagner du temps. Mais elles peuvent aussi provoquer l’effet inverse : procrastiner en ayant l’impression de travailler. Dans ce cas là, on ne travaille plus sur nos objectifs et sur ce qui compte vraiment pour nous. Quand notre travail est centré autour de ces outils de productivité et qu’on pense qu’on a besoin d’eux pour être productif, c’est là qu’il y a un problème. C’est pourquoi il faut trouver une bonne combinaison d’applications qui est propre à chacun. Mais attention, il faut en utiliser le moins possible et s’y tenir une fois qu’on a trouvé. Parce que si on ne s’arrête jamais de tester les dernières nouveautés, on passera finalement plus de temps à configurer et migrer le contenu.
Notion, pour la gestion de mes projets et de mes notes.
Comme je l’ai décrit dans cet article, Notion est une sorte de deuxième cerveau où je note absolument tout. Avant, j’utilisais des Google Docs, Evernote, l’application Note de mon téléphone… C’était assez difficile de s’y retrouver et d’avoir une cohérence dans tout ça. Désormais, tout est centralisé au même endroit.
Lorsque je travaille sur un projet, je note les idées et je décompose les différentes étapes pour arriver jusqu’au bout. Toutes mes checklists, notes de lectures et mes dépenses quotidiennes sont présentes.
Asana, pour la gestion de mes tâches.
Asana est particulièrement pratique lorsqu’on partage des tâches à plusieurs car on peut assigner une tâche à une personne en particulier. Ce que j’aime bien aussi dans cette application, c’est que je peux gérer différents « workspaces » : « Quotidien » pour mes tâches personnelles, « Home Sweet Home » pour ma vie de couple, « Professionnel » pour le travail…
Il y a aussi la possibilité de fixer des échéances ou d’ajouter des tâches récurrentes. Ce qui me permet de décharger mon cerveau et de ne pas oublier les tâches importantes qui se renouvellent chaque mois comme par exemple :
« 🔲 Payer les factures ».
Google Agenda pour mes rendez-vous.
Parmi les applications pour être plus productif, on n’oubliera pas l’indispensable agenda, idéalement qui se synchronise avec une liste de tâches. Dans mon cas, mon compte Google est directement synchronisé avec Asana. Ce qui est très pratique lorsque je note des tâches à faire pour un jour bien défini ou avec des échéances. Chaque matin, je regarde très rapidement quels sont mes rendez-vous de la journée et je peux m’organiser selon cet emploi du temps.
Toggl, pour tracker mon temps.
Pour éviter de perdre trop de temps à tout noter, je l’utilise uniquement lorsque je travaille sur mes projets personnels, et non pour mon travail professionnel. Si on commence à tracker l’ensemble d’une journée, cela devient vite infernal et on passe presque plus de temps sur cet outil que sur son vrai travail. Heureusement, l’interface est assez minimaliste et on peut ajouter une tâche rapidement.
Ce qui est génial avec cet outil, c’est qu’on peut voir le temps total passé sur une tâche ou un projet. Par exemple, dans ce rapport, j’ai pu voir que j’avais consacré plus de 11h cette semaine là sur mes projets personnels. C’est une fois que l’on mesure notre temps que l’on peut appliquer des réels changements dans nos vies.
Spotify, pour rester concentré.
Parmi les applications pour être plus productif, je vous recommande Spotify. Je l’utilise non pas pour écouter le top 50 à la mode, mais pour certaines playlists qui me sont quasiment indispensables pour rester concentré pendant une session de travail. Evidemment, je vous conseille de les écouter en version premium pour éviter d’être dérangé par des publicités inutiles. Ce genre de musique sans paroles m’aide vraiment à faire du travail en profondeur (d’ailleurs à ce propos, je vous conseille Deep Work 📖 . Si vous souhaitez en savoir plus sur le travail en profondeur, je viens de le terminer et je le recommande fortement ! ).
Pour avoir une idée, voici les différentes playlists que j’adore écouter :
- Lo-Fi Cafe
- Brain Food
- Deep Focus
- Jazz Vibes
Bonus : l’outil ultime.
Ce que je vais vous présenter là est révolutionnaire, c’est l’outil ultime… Roulements de tambour 🥁 Il s’agit d’un papier et d’un stylo ! Ce petit carnet que je transporte tous les jours me permet de noter très simplement mes tâches à effectuer. Je le fais en général sur l’échelle de la semaine, puis sur l’échelle d’une journée. L’avantage du papier par rapport à un outil numérique, c’est qu’on n’est pas tenté de faire autre chose, surtout quand il s’agit des premières minutes de travail de la journée.
Chaque matin, je vérifie quelles tâches ont été effectuées la veille et je reporte celles qui doivent réalisées aujourd’hui. Puis, je définis les actions les plus importantes que je souhaite accomplir dans la journée (généralement pas plus de 3). Après avoir regardé mes rendez-vous sur Google Calendar et mes tâches à faire sur Asana, j’établis mes priorités en fonction de mon temps disponible (vie privée / vie professionnelle). Parfois il y a des jours où je sais d’avance que je n’aurais pas le temps de travailler sur des projets personnels, et dans ces cas là je ne note rien, pour éviter de culpabiliser. Certains jours, je note simplement « 🔲 Aller au sport « . Bien que ce soit maintenant une habitude que j’ai deux fois par semaine, cela me fait plaisir de pouvoir cocher cette case le lendemain matin.
Si vous aussi, vous avez d’autres applications pour être plus productif au quotidien, n’hésitez pas à les partager dans les commentaires 🙂