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Guide de l’organisation grâce au Minimalisme Digital.

Récemment, j’ai voulu approfondir un autre aspect du minimalisme : le minimalisme digital.

minimalisme digital

Dans cet article, je voulais partager avec vous mon système d’organisation qui me permet de garder ma vie digital minimal et rangé. On va voir ensemble 5 étapes concrètes que vous pourrez mettre en place juste après avoir lu cet article. Grâce au minimalisme digital, vous allez pouvoir gagner en sérénité tout en vous libérant un peu d’espace mental. Point bonus : vous allez aussi pouvoir retrouver n’importe quel fichier en quelques secondes.

Le minimalisme digital.

Je vous apprends rien, mais on sait tous qu’on passe tous beaucoup trop de temps sur nos écrans. Parfois, on passe du temps à cause des réseaux sociaux qui nous absorbent dans une spirale de contenu infini. Parfois, on passe simplement du temps à chercher quelque chose qu’on ne retrouve pas car on est mal organisé. Et c’est le genre de chose qui peut nous couper dans notre élan lorsqu’on est enfin prêt à travailler. On perd du temps et surtout de l’énergie qui aurait pu être précieuse pour notre travail.

En plus de ça, entre les fichiers qui traînent un peu partout, les photos à double ou ratées et les applications inutiles sur son téléphone, on se retrouve avec une quantité impressionnante de données qui nous coûtent de l’espace de stockage.

Le problème avec le rangement, c’est que tout redevient en bordel très rapidement. Et la raison principale est qu’on ne sait pas où ranger les choses. Mais grâce au minimalisme digital, vous pourrez mettre en place un système efficace pour rester organisé.

Etape 1: Faire l’inventaire de ses appareils et analyser ses besoins

Combien d’appareils possédez-vous ? Combien en utilisez-vous réellement au quotidien ? Est-ce que votre ordinateur est à la fois personnel et professionnel ou est-ce que vous avez deux appareils séparés ? Est-ce que vous regardez vos mails sur votre ordinateur, sur votre téléphone ou sur votre montre connectée ? Où gérez-vous votre liste de tâches ? Vous regardez Youtube, Netflix ou Disney+ ? Sur quel support est-ce que vous aimez écrire des messages à vos amis ?

Analysez vos besoins sans regarder vos applications actuelles sinon cela va vous inciter à trouver un usage fictif. Estimez selon ce que vous pensez utiliser au quotidien, ne soyez pas influencé par ce que vous voyez.

Ensuite comparez entre ce que vous avez noté précédemment et les données réelles en regardant les statistiques fournies par vos appareils. Ces données vont vous donner une idée de combien de temps vous passez sur chaque écran et sur chaque application. Est-ce que ces chiffres concordent ? Êtes-vous satisfait ? Si non, pourquoi ?

Un exemple avec ma situation personnelle.

  • J’ai trois appareils : un Macbook, un téléphone et un iPad. Le tout est chez Apple et connecté avec iCloud.
  • J’utilise autant mon ordinateur professionnel pour mon travail que pour gérer ma vie personnelle. Le matin, je consacre environ une heure pour ma chaine Youtube et ce blog et en général soit j’écris soit je monte une vidéo sur cet ordinateur. Ensuite, je vais au travail (je suis développeuse 👩🏻‍💻) et j’écris du code durant une grande partie de ma journée ou je participe à des réunions.
  • J’utilise mon iPad pour regarder Netflix, principalement quand je mange. Je m’en sers aussi pour faire des schémas pour mes vidéos et lorsque je suis en déplacement en tant que deuxième écran.
  • Toutes mes conservations se font sur WhatsApp, que j’utilise uniquement sur mon téléphone. Idem avec les réseaux sociaux, je consomme du contenu sur Twitter et Instagram et tout se fait sur mon iPhone.
  • Pour tout ce qui est organisation, j’utilise uniquement ces 4 applications : Notion pour gérer mes projets et mes vidéos, Todoist pour mes listes de tâches, Google Calendar pour le calendrier et Spark pour gérer mes emails privés. Ces 4 applications sont utilisés tous les jours et présentes sur tous mes appareils.

La liste complète de mes outils au quotidien est disponible ici : Mes applications et outils au quotidien.

  • Les fichiers et les ressources que je souhaite conserver sont séparés en dossiers selon différentes catégories. J’en parle plus en détails dans l’étape 4.
  • Si je regarde mes statistiques et mon temps d’écran, on peut voir que je passe en général plus de 9h sur mon ordinateur avec principalement Chrome, Pycharm un outil pour développer et Notion pour écrire mes vidéos. Sur l’iPad, je suis à environ 2h avec Netflix. Et enfin sur mon téléphone, je suis à environ 2h par jour en moyenne grâce à ma stratégie de minimalisme digital. Et c’est un chiffre qui me convient bien.
  • La seule chose qui me dérange c’est Youtube que j’ai tendance à regarder partout et un peu trop longtemps à mon goût. Sur mon ordinateur, ça ne se voit pas parce que c’est englobé dans Google Chrome.

Essayez de définir chacun de vos besoins sur un seul appareil. Idéalement : un appareil = 1 type de tâche. Si vous avez deux ordinateurs séparés, un pour le travail et un autre pour votre vie personnelle, c’est idéal. Tentez de bien compartimenter ces deux aspects de votre vie. Par exemple, ne regardez pas vos mails sur votre téléphone ou sur votre ordinateur personnel.

Mon ordinateur est réservé uniquement à mon travail et à mes projets personnels comme ma chaîne Youtube. Idéalement, je n’ai pas de distractions sur cet appareil. Ma tablette est pour Netflix ou pour écrire des vidéos quand je suis en déplacement. Mon téléphone est pour tout ce qui est vie sociale et réseaux sociaux.

Bon après on n’est pas des robots non plus. Évidemment que ça m’arrive de regarder Netflix sur mon ordinateur. Mais le fait de poser les choses à plat, cela permet de se rendre compte de quoi on a réellement envie.

Maintenant que vous avez fait un inventaire de vos besoins, on peut passer à la deuxième étape.

Etape 2: Supprimer les applications et fichiers inutiles

Les applications

La meilleure manière pour faire un vrai tri sur son ordinateur ou sur son téléphone est de tout supprimer puis de réinstaller uniquement ce dont on a besoin Si vous prévoyez de changer d’appareil alors considérez ça comme un nouveau départ et n’installez que les apps dont vous avez besoin. Mais sinon, si vous ne voulez pas vous embêter avec tout ça, essayez de vous baser sur l’étape précédente pour sélectionner les outils nécessaires.

Commencez par supprimer les applications qui ne font plus de sens sur l’appareil en question. Et ne gardez pas les applications juste « au cas où ». Si vous ne l’utilisez pas, alors supprimez la.

Personnellement, j’avais le même genre de discours qu’avec les objets. Je les gardais « au cas où » je pourrais en avoir. Sauf que les applications, on peut les retélécharger à l’infini. Il n’y a donc pas besoin de se faire du souci de conserver ou non une app puisque la grande majorité d’entre elles sont retéléchargeables si vous en avez à nouveau besoin.

En prenant un exemple concret, je regarde Netflix sur mon iPad. J’ai donc supprimé l’app sur mon téléphone. Et c’est pareil avec tout ce qui est messagerie et réseaux sociaux, je fais en sorte d’être déconnectée sur mon ordinateur. De cette manière, j’ai la flemme de me reconnecter pour y avoir accès donc je n’y vais pas. Je les consomme uniquement sur mon téléphone et ça permet de compartimenter un peu les choses.

Et bien sûr, exception pour Youtube que je regarde sur tous mes appareils. Je dois avouer que c’est ce dont j’ai le plus de peine à me séparer. Sur mon mac, j’ai mis en place un limitateur : c’est une extension Chrome qui affiche un popup avec la limite restante à chaque fois qu’on se rend sur le site. Alors ça fonctionne oui en théorie. Mais je suis maligne 😉, car lorsque j’ai envie de regarder plus longtemps, je prends mon iPad ou j’utilise un onglet de navigation privée où il n’y a pas de limites… Mais l’intention est quand même là !

limitateur_youtube
L’extension est gratuite et dispo ici.

Les fichiers

Avouez, on a tous un dossier sur notre ordinateur où on y mets plein de fichiers. C’est un peu comme ce tiroir qu’on a tous à la maison avec tout et n’importe quoi dedans, on ne sait jamais ce qui s’y trouve à l’intérieur.

Dans mon cas personnel, j’ai toujours de la peine avec mon dossier « Téléchargement ». C’est toujours le gros bordel à l’intérieur. Alors une fois par mois, je le trie et je déplace les fichiers au bon endroit si je souhaite les conserver.

Prenez le temps de faire ce tri, que ce soit dans le dossier Documents, Bureau ou encore Téléchargement. Supprimez les fichiers à double ou les fichiers inutiles. Faites de même avec les fichiers présents sur vos disques durs ou sur le cloud. Pensez également à vos favoris dans le navigateur, on a vite tendance à stocker des liens pour ne jamais y retourner.

A l’intérieur des applications

Il est aussi important de faire le tri au sein de vos applications. Je parie que l’app où vous avez le plus de tout et n’importe quoi, c’est vos photos.

Avec des captures d’écran qui traînent, des photos ratées, des photos qui sont là uniquement pour montrer quelque chose ou encore des photos à double, on se retrouve vite avec une grande quantité d’images. Et à terme, c’est un espace que vous allez devoir payer s’il devient trop important.

Alors essayez petit à petit de faire le tri. C’est l’activité idéale à faire lorsque vous avez 5 minutes à attendre quelque part. Dans tous les cas, vous serez sur votre téléphone, probablement à scroller le flux infini des réseaux sociaux. Alors pourquoi ne pas passer ces 5 minutes à faire un peu de tri dans vos photos. Et vous verrez que plus vous le ferez régulièrement, plus ce sera rapide.

Une autre application où vous avez sûrement du bordel, ce sont les mails. Un conseil qui peut diviser le nombre de vos mails par 2 ou 3 : désabonnez-vous de toutes ces newsletters et publicités que vous recevez constamment. Lorsque je m’abonne à une newsletter pour avoir un code promo, je me désinscris automatiquement de cette liste email après avoir fait mon achat avec la réduction.

Maintenant que vous avez fait ce tri, la prochaine étape va être de tout regrouper au même endroit en digitalisant au maximum vos documents.

Etape 3: Digitaliser au maximum

Avant, je possédais j’avais 5 ou 6 classeurs qui contenaient tous mes documents administratifs. Sachant qu’on est supposé conserver certains justificatifs pendant 10 ans, cela signifiait que j’allais devoir stocker 10 années de papiers. Tout ça pour peut-être fournir un justificatif une fois dans ma vie.

Donc l’année dernière, je suis passée au zéro papier. J’ai digitalisé tous les documents qui n’avaient pas besoin d’être conservés de manière physique. Je n’ai conservé que les documents originaux avec une vraie signature. Désormais, il ne me reste plus grand chose, à peine un classeur.

Comme ce sont des documents importants, je ne voulais pas prendre le risque de tout perdre à cause d’un problème de disque dur ou d’un vol d’ordinateur. J’ai donc tout stocké sur un drive sécurisé dans le cloud, j’utilise Sync. Alors l’interface n’est pas sexy comme Google Drive ou iCloud mais tous les documents sont chiffrés, ce qui garantit une certaine confidentialité.

sync.com
En vous inscrivant avec ce lien, vous bénéficiez d’un 1 GB supplémentaire gratuit !

L’avantage est que tout est accessible depuis mon ordinateur. Lorsque j’ai besoin d’un justificatif, comme une facture ou mon contrat de bail, je sais exactement où il est rangé et je n’ai pas à chercher parmi 5 classeurs différents. Chaque document est classé par thème et par date. En 5 minutes, je peux envoyer n’importe quel document. Plus besoin de chercher, scanner et envoyer.

Désormais, je demande au maximum de tout recevoir en version numérique. Heureusement de plus en plus de services vous permettent de recevoir vos factures en version digitale. Et pour tout ce que je reçois encore en format papier, j’ai une application sur mon téléphone qui me permet de scanner rapidement un document. C’est gratuit et, une fois scanné, je peux envoyer le document directement sur mon ordinateur puis sur mon espace de stockage sur Sync.

Etape 4: Organiser ses documents

Une fois un système d’organisation en place, il sera très facile de déplacer les fichiers au bon endroit. Personnellement, j’ai une tâche sur ma todo liste où, tous les deux mois, je scanne les quelques papiers que je reçois encore en version papier et j’en profite pour faire un tri de mon fameux dossier « Téléchargement ».

En ce qui concerne mes fichiers, je me suis basée en partie sur la méthode PARA de Tiago Forte pour : Project – Area – Ressources – Archives.

Chaque domaine de ma vie a son espace dédié. Et pour chaque domaine, j’ai mes projets à l’intérieur ainsi qu’un dossier « Ressources » où sont stockés les fichiers ou liens dont je pourrais avoir besoin.

Mes documents sont séparés en plusieurs catégories selon les différents aspects de ma vie. J’ai également conservé un dossier « Archives » où je stocke les projets terminés.

organisation documents

Ces catégories se retrouvent autant dans la structure de mes documents, que sur Notion ou encore dans mes favoris sur Google Chrome. Et c’est pareil sur iCloud, ça suit la même structure puisque c’est directement relié à mon dossier « Documents ». Grâce à ça, je peux accéder à n’importe quel fichier depuis mon iPhone ou depuis mon iPad. Et c’est incroyable le temps que j’ai pu gagner grâce à ça.

Maintenant qu’on a une base propre, on peut passer à la dernière étape : simplifier et alléger ce que vous voyez à l’écran.

Etape 5: Simplifier et alléger

Sur son ordinateur

Comme on l’a vu dans la phase d’analyse, je passe beaucoup de temps sur mon ordinateur, principalement pour mon travail. Je suis développeuse et j’ai besoin que mes applications et mes raccourcis soient optimisés en ce sens. J’ai donc les applications que j’utilise quotidiennement en favoris sur ma barre de tâches. J’ai le « Finder » avec mes documents, « Todoist » pour mes tâches à faire, « Google Chrome », le terminal et « PyCharm » pour coder, « Spotify » pour écouter de la musique et « Notion » pour mes projets personnels. ET C’EST TOUT !

Si ce n’est pas quelque chose que j’utilise sur une base régulière, au moins plusieurs fois par semaine, alors l’application ne fait pas partie de mes favoris. Pour que votre système soit le plus efficace possible, c’est important de n’avoir que ce dont vous avez besoin.

L’état de mon bureau actuel ainsi que ma barre de tâches.

Utilisez la barre de tâches avec parcimonie. Parfois je vois des gens qui ont une barre de tâches qui fait toute la taille de l’écran. A quoi ça sert d’avoir toutes vos applications visibles alors que quotidiennement vous n’en utilisez que 4 ou 5 ?

Quelle est l’utilité d’avoir une telle barre de tâche si votre unique tâche est d’aller sur internet ?

Pour éviter d’être distraite lorsque je suis concentrée sur une tâche, j’ai supprimé toutes les notifications et les pastilles rouges m’indiquant que j’ai quelque chose à voir. Personnellement, j’ai horreur de ces pastilles. Je me demande comment font les gens pour ne avoir pas envie de cliquer dessus à chaque fois.

La seule notification que j’ai conservé c’est WhatsApp sur mon téléphone. Pour tout le reste, je suis notifiée lors que je décide d’être notifiée. C’est-à-dire quand je décide d’aller sur l’application, et non quand l’application décide à ma place.

Sur son téléphone

Ensuite sur mon iPhone, j’ai essayé de séparer les apps en fonction de leur utilité. Toutes apps que je juge positives ou utiles pour travailler sont présentes sur le premier écran comme par exemple mon calendrier, mes mails, mon tracker d’habitudes ou ma liste de tâches. Les apps un peu utilitaires sont présentes sur le deuxième écran comme celle pour prendre un billet de train, mes photos, les réglages ou tout ce qui est lié à mes finances. Et enfin, toutes les apps de distractions comme Twitter, Instagram, Youtube ou les infos sont présentes dans le dernier écran pour être sûr que ça me demande un effort supplémentaire pour y aller.

Parce que si l’application est accessible en un clic, ça devient machinal. On se rend sur l’appli sans même en avoir envie, simplement par réflexe. Je sais que ça m’arrivait très souvent d’ouvrir Instagram toutes les 5 minutes alors que je savais pertinemment qu’il n’y avait pas de nouvelles actualités à voir. Une astuce est de changer les applications de place pour casser un peu ce réflexe. Je les place également dans des dossiers pour ajouter une étape supplémentaire pour y accéder.

Être organisé grâce au minimalisme digital

Grâce à ces petites optimisations, je me sens beaucoup plus détendue quand je vois que je n’ai pas 35 notifications ou pastilles rouges qui clignotent. Mes fichiers sont rangés et je peux accéder à ce que je veux en 10 secondes.

Alors évidemment je suis pas un robot, oui je procrastine. Mais mon système d’organisation me permet au moins d’éviter de perdre du temps et de l’énergie inutilement.

Voici quelques conseils de minimalisme digital qui j’espère aideront plusieurs d’entre vous à faire du tri dans votre espace digital. Parce qu’un espace organisé et rangé, outre le fait que ça améliore votre productivité, ça libère aussi beaucoup d’espace mental que vous pourrez utiliser pour autre chose.

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